آموزش تنظیم و ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی در باجه
آموزش قدم‌به‌قدم تنظیم آنلاین و ارسال لیست بیمه ماهانه تامین اجتماعی با باجه: ساخت لیست، ورود افراد از اکسل، خطایابی، ساخت فایل DBF و بارگذاری آن در es.tamin.ir.
آخرین بازبینی: نسخهٔ اپ: 0.189.0 بازبین: تیم باجه
در این صفحه
برای تنظیم لیست بیمهٔ ماهانه در باجه، کارگاه و دورهٔ بیمه را انتخاب کنید، اطلاعات را از اکسل یا فرم سامانه وارد کنید، ریز افراد و روزهای کارکرد را کنترل کنید و سپس خروجی DBF را پیش از ارسال نهایی بررسی کنید.
اگر هنوز حساب ندارید، ابتدا آموزش ثبت‌نام در سامانه را ببینید و از صفحهٔ ثبت‌نام شروع کنید.
همراهی داخل برنامه: اگر بار اول است، همین مسیر را با «راهنمای انجام کار» داخل باجه انجام دهید؛ راهنما دکمهٔ هر قدم را در صفحهٔ واقعی نشان می‌دهد و فقط با نتیجهٔ واقعی جلو می‌رود. توضیح کاملش در آموزش راهنمای انجام کار است.
پیش‌نیازها
- کد کارگاهی و اطلاعات بیمه‌ای کارفرما کامل باشد.
- فهرست افراد بیمه‌شده و تغییرات ماه جاری آماده باشد.
- فایل اکسل ورودی مطابق قالب همان فرآیند تهیه شده باشد.
- روزهای کارکرد، دستمزد و ترک کار با اسناد داخلی سازمان تطبیق داده شده باشد.
مراحل کار
۱. کارگاه و دوره را انتخاب کنید
از مدیریت لیست بیمه تأمین اجتماعی کارگاه درست را انتخاب کنید و ماه و سال لیست را بررسی کنید. پیش از ایجاد لیست، مطمئن شوید کد کارگاهی متعلق به همان کارفرماست.
۲. اطلاعات را وارد کنید
برای تعداد زیاد، ورود از اکسل را انتخاب کنید و قالب را از خود سامانه بگیرید. برای تعداد کم، اطلاعات را در ردیف‌های لیست تکمیل کنید. شناسهٔ افراد را با کد ملی و نام تطبیق دهید و از ورود یک فرد در دو ردیف جلوگیری کنید.
۳. ریزکارکرد را کنترل کنید
روزهای کارکرد، دستمزد مشمول و وضعیت بیمهٔ هر فرد را با اسناد حقوق همان ماه مقایسه کنید. اگر فردی در میانهٔ ماه شروع به کار کرده یا ترک کار داشته است، تاریخ‌ها را قبل از تولید خروجی بررسی کنید.
۴. خطاهای لیست را رفع کنید
خطاهای کد ملی، کد کارگاه، روزهای کارکرد و ردیف‌های ناقص را همان‌جا اصلاح کنید. اگر ورود اکسل گزارشی از ردیف‌های نادیده‌گرفته‌شده داد، فایل اصلاحی را با همان دوره تطبیق دهید و نتیجهٔ نهایی را دوباره بخوانید.
۵. DBF و کنترل نهایی
اگر لیست را از فایل DBF آماده شروع می‌کنید، روال باز کردن و خطایابی آن در راهنمای مشاهده و خطایابی فایل DBF آمده است. پس از سبزشدن کنترل‌های لیست، خروجی DBF را بسازید و مبلغ و تعداد افراد را با خلاصهٔ لیست مقایسه کنید. فایل خروجی را به‌عنوان سند همان دوره نگه دارید و پیش از ارسال، نام کارگاه و ماه را دوباره بخوانید.
۶. وضعیت ارسال و وضعیت پرداخت را ثبت کنید
هر لیست دو ستون جدا دارد. وضعیت مرحلهٔ ارسال را نشان می‌دهد: «در حال تنظیم»، «در انتظار دریافت تأییدیه کارفرما»، «بارگزاری شده و تایید نشده»، «ارسال شده»، «منقضی شده» و «بایگانی». وضعیت پرداخت برای لیستی که به تأمین ارسال شده ثبت می‌شود: «نامشخص»، «پرداخت شده»، «پرداخت نشده» یا «بدون وجه عمرانی».
در جدول لیست‌ها، از منوی گزینه‌های همان ردیف تغییر وضعیت را بزنید و وضعیت تازه را انتخاب کنید. پس از ارسال لیست، گزینهٔ تغییر وضعیت پرداخت در همان منو ظاهر می‌شود؛ این گزینه فقط برای لیست «ارسال شده» فعال است. ساخت فایل DBF وضعیت لیست را عوض نمی‌کند.
فقط لیست «در حال تنظیم» قابل ویرایش است. در سایر وضعیت‌ها ویرایش مشخصات لیست، حذف، ورود اکسل و افزودن، ویرایش، حذف یا انتقال بیمه‌شده بسته است و صفحهٔ بیمه‌شدگان علت قفل را نشان می‌دهد. برای اصلاح لیستی که از مرحلهٔ تنظیم گذشته، وضعیت آن را با تغییر وضعیت به «در حال تنظیم» برگردانید، اصلاح را انجام دهید و دوباره وضعیت درست را ثبت کنید.
سوییچ نمایش سوابق قطعی در گزارش بیمهٔ فردی فقط سوابق لیست‌های «ارسال شده» را نشان می‌دهد.
راهنمای تفصیلی هر مرحله
هر مرحلهٔ بالا یک آموزش جدا دارد؛ به ترتیب کار:
- آماده‌سازی: ثبت رمز ای‌سرویس تأمین، ثبت کد کارگاهی و ردیف پیمان، ویرایش و حذف کد کارگاهی، ثبت قرارداد، اتصال کد کارگاهی به قرارداد و ضرایب حق‌بیمهٔ پیمان.
- ساخت و یافتن لیست: ساخت لیست بیمه، تنظیم لیست ماه جدید با کپی ماه قبل، کپی لیست به ماه دیگر، فیلتر کردن لیست‌ها و ویرایش و حذف مشخصات لیست.
- وارد کردن افراد: افزودن و ویرایش دستی، تازه‌وارد و ترک‌کار در میانهٔ ماه، افزودن گروهی از اکسل، کپی از لیست دیگر و فایل DBF آماده.
- کار با ردیف‌ها: مشاهده ریزکارکرد، انتخاب ستون‌ها و مرتب‌سازی، مودال انتخاب، تغییرات گروهی، اصلاح وضعیت تأهل و کپی یا انتقال ریزلیست.
- کنترل: خطایابی لیست بیمه، مرجع خطاها و راه رفع و مقایسه دو لیست.
- خروجی و ارسال: ساخت خروجی DBF و پرداخت آن، هزینهٔ خروجی، بارگذاری در سامانهٔ تأمین و ثبت وضعیت، تغییر وضعیت و وضعیت پرداخت، خروجی اکسل، چاپ لیست و چاپ رسید.
- گزارش‌ها: اطلاعات و سابقهٔ بیمه یک فرد، گزارش بیمهٔ فردی و گزارش وضعیت بیمه کارفرما.
ارسال نهایی به تأمین اجتماعی
باجه لیست را تنظیم، خطایابی و به فایل DBF آمادهٔ بارگذاری تبدیل می‌کند؛ بارگذاری این فایل در سامانهٔ خدمات غیرحضوری تأمین اجتماعی (es.tamin.ir) و تأیید نهایی آن، خارج از باجه و با خودتان است. پس از بارگذاری، وضعیت لیست را در باجه همان‌طور که در بخش بالا آمد ثبت کنید.
گزارش CRM کدهای کارگاهی
این بخش فقط برای سوپرادمین است. از منوی کناری بیمه کدهای کارگاهی وارد جدول شوید و در نوار بالای صفحه، دکمهٔ گردِ آیکنی گزارش CRM را بزنید. فایل اکسل شامل صاحب هر کد کارگاهی، اعضای جاری هیئت‌مدیره/مدیرعاملِ شخص حقوقی، شمارهٔ موبایل موجود، آخرین لیست بیمه و شعبهٔ ارسال آن است.
هر کد کارگاهی فقط یک مبنا در گزارش دارد، حتی اگر چند ردیف پیمان داشته باشد؛ آخرین لیست هم از بین همهٔ آن ردیف‌ها انتخاب می‌شود. برای شخص حقوقی، به‌ازای هر عضو جاری هیئت‌مدیره یا مدیرعامل یک ردیف جدا می‌آید. اگر هیچ‌کدام ثبت نشده باشد، یک ردیف با اطلاعات عضو خالی باقی می‌ماند تا پیگیری CRM از قلم نیفتد.
در همان صفحه، سوپرادمین می‌تواند با دکمهٔ گردِ آیکنی خروجی اکسل فهرست کامل کدهای کارگاهی را هم دریافت کند. این خروجی، جدول کدها و اطلاعات مالک، قرارداد، شعبه و توضیحات را برای استفادهٔ سریع در اکسل ارائه می‌دهد.
اشتباهات رایج
- استفاده از فایل اکسل ماه قبل بدون بازبینی افراد و تاریخ‌ها.
- انتخاب کارگاه اشتباه در سازمان‌های چندکارگاهی.
- اصلاح فایل اکسل بدون بررسی گزارش ردیف‌های پذیرفته‌شده و نادیده‌گرفته‌شده.
- ساخت DBF پیش از اصلاح خطاهای پایهٔ لیست.
اگر خروجی DBF با خلاصهٔ لیست هم‌خوان نیست
فایل DBF را دوباره نسازید تا ابتدا دوره و لیست فعال را کنترل کنید. تعداد افراد، جمع دستمزد و دورهٔ انتخاب‌شده را با خلاصهٔ همان لیست مقایسه کنید؛ در صورت اصلاح ردیف‌ها، خروجی قبلی را با خروجی جدید اشتباه نگیرید.
جزئیات قابلیت‌ها در صفحهٔ بیمه تأمین اجتماعی باجه آمده است.