نحوه ثبت و جستجوی افراد حقوقی در باجه

در این آموزش ثبت یک شخص حقوقی، جستجوی آن در فهرست و مسیرهای عملیاتی مرتبط با هر رکورد را توضیح می‌دهیم. اطلاعات نمونهٔ تصاویر مربوط به شرکت فرضی «شرکت توسعه باجه آریا» است.

نمونهٔ این راهنما «شرکت توسعه باجه آریا» است؛ همهٔ اطلاعات و تصاویر آموزشی و ساختگی‌اند.

پیش‌نیازها

• با حساب سازمانی وارد سامانه شده باشید.
• برای دیدن فهرست، دسترسی «مشاهده افراد حقوقی» و برای ثبت رکورد، دسترسی ایجاد شخص حقوقی را داشته باشید.
• نام رسمی، نوع شخص، شناسهٔ ملی، شمارهٔ ثبت و در صورت نیاز کد اقتصادی و سرمایهٔ شخص حقوقی را آماده کنید.

۱. باز کردن فهرست افراد حقوقی

از منوی اصلی مسیر منابع انسانی ›لیست افراد حقوقی را باز کنید.

در صفحهٔ اشخاص حقوقی، فهرست رکوردهای قابل مشاهده، وضعیت هر رکورد و دکمهٔ افزودن را می‌بینید.

ستون‌های اصلی فهرست عبارت‌اند از: لوگو، گزینه‌ها، نوع، نام، شمارهٔ ثبت، تاریخ ثبت، شناسهٔ ملی، کد اقتصادی و وضعیت.

۲. ثبت شخص حقوقی جدید

۱. در صفحهٔ فهرست روی دکمهٔ افزودن با علامت «+» بزنید.

۲. پنجرهٔ شخص حقوقی جدید باز می‌شود. اطلاعات را مطابق مدارک ثبتی وارد کنید.

فیلدهای فرم ثبت

• نوع: یکی از گزینه‌های «عمومی»، «شرکت» یا «موسسه» را انتخاب کنید؛ پیش‌فرض «شرکت» است.
• نام: نام شخص حقوقی را وارد کنید. با انتخاب نوع «شرکت» یا «موسسه»، سامانه خودش «شرکت » یا «موسسه » را به ابتدای نام اضافه می‌کند؛ برای «عمومی» پیشوندی اضافه نمی‌شود. نام نهایی را پیش از ذخیره بررسی کنید.
• شناسه ملی: شناسهٔ ملی ۱۱ رقمی را وارد کنید. این فیلد الزامی است و سامانه تکراری‌بودن آن را بررسی می‌کند.
• شماره ثبت: شمارهٔ ثبت درج‌شده در مدارک ثبتی را وارد کنید. این فیلد الزامی است.
• تاریخ ثبت: تاریخ ثبت رسمی شخص حقوقی را وارد یا از تقویم انتخاب کنید.
• کد اقتصادی: در صورت داشتن کد اقتصادی، آن را وارد کنید. اگر مقدار وارد شود، تکراری‌بودن آن نیز بررسی می‌شود.
• سرمایه (ریال): اختیاری است؛ سرمایهٔ ثبت‌شده را به ریال وارد کنید.

شناسهٔ ملی، شمارهٔ ثبت و کد اقتصادی را بدون فاصله یا خط تیرهٔ اضافی و مطابق مدرک وارد کنید. شناسهٔ ملی و نام تکراری نباید به‌عنوان رکورد جدید ثبت شوند؛ پیام خطای سامانه را بخوانید و ابتدا رکورد موجود را جستجو کنید.

۳. روی ذخیره بزنید. برای خروج بدون ذخیره روی انصراف بزنید.

پس از ثبت موفق، رکورد در فهرست قرار می‌گیرد و از منوی گزینه‌های آن می‌توانید عملیات تکمیلی مانند افزودن اعضای هیئت مدیره، اسناد، شعبه، اطلاعات تماس، آدرس و حساب بانکی را انجام دهید.

۳. جستجوی شخص حقوقی

در بالای فهرست، عبارت را در کادر جستجو: نام، شناسه ملی، شماره ثبت… وارد کنید. می‌توانید بخشی از نام، شناسهٔ ملی یا شمارهٔ ثبت را جستجو کنید.

برای محدودکردن نتایج، از فیلتر نوع شخص حقوقی استفاده کنید. گزینه‌های این فیلتر «شرکت»، «عمومی»، «موسسه» و «همه» هستند. اگر نتیجه‌ای نمی‌بینید، املای نام، رقم‌های شناسهٔ ملی و نوع فیلتر را بررسی کنید.

۴. گزینه‌های هر رکورد

دکمهٔ گزینه‌های ردیف را باز کنید تا عملیات مرتبط با همان شخص حقوقی را ببینید.

عملیات پایهٔ منو:

• مشاهده: اطلاعات ثبت‌شده را بررسی کنید.
• ویرایش: اطلاعات قابل ویرایش رکورد را اصلاح کنید.
• حذف: فقط در صورت اطمینان و داشتن دسترسی لازم استفاده کنید؛ پیش از حذف، وابستگی‌های رکورد را بررسی کنید.
• هیئت مدیره: فهرست و ثبت اعضای هیئت مدیره را باز کنید. راهنمای اعضای هیئت مدیره را ببینید.
• شعب: شعب مرتبط با شخص حقوقی را مدیریت کنید.
• اسناد: فهرست اسناد همان شخص حقوقی را باز کنید. راهنمای اسناد افراد حقوقی را ببینید.
• چارت سازمانی: ساختار سازمانی مرتبط را مشاهده یا تکمیل کنید.
• اطلاعات تماس، آدرس، اطلاعات حساب بانکی و آدرس ایمیل: اطلاعات تکمیلی شخص حقوقی را مشاهده یا ثبت کنید.
• یادداشتها: یادداشت‌های مرتبط با رکورد را مدیریت کنید.
• کدهای کارگاهی تامین اجتماعی و لیست قراردادها: فقط برای نقش‌هایی که دسترسی مشاهدهٔ آن‌ها را دارند در منو دیده می‌شوند.

۵. وضعیت رکورد

ستون وضعیت وضعیت جاری شخص حقوقی را نشان می‌دهد. پیش از استفاده از عملیات تکمیلی، مطمئن شوید رکورد درست را انتخاب کرده‌اید و شناسهٔ ملی آن با مدارک شما مطابقت دارد.

خطاهای رایج

• شناسهٔ ملی تکراری است: شخص حقوقی از قبل ثبت شده است؛ به‌جای ساخت رکورد دوم، با شناسهٔ ملی یا نام آن جستجو کنید.
• کد اقتصادی تکراری است: کد اقتصادی متعلق به رکورد دیگری است یا اشتباه وارد شده؛ مقدار را با مدرک و رکورد موجود تطبیق دهید.
• رکورد در نتایج نیست: فیلتر نوع را روی «همه» بگذارید و بخشی از نام، شناسهٔ ملی یا شمارهٔ ثبت را جستجو کنید.
• دکمهٔ افزودن یا عملیات دیده نمی‌شود: دسترسی نقش فعال خود را بررسی کنید؛ نمایش هر عملیات به مجوز همان عملیات وابسته است.

مطالب مرتبط

• نحوهٔ ثبت و مدیریت اعضای هیئت مدیرهٔ افراد حقوقی در باجه
• نحوهٔ مشاهده و افزودن اسناد افراد حقوقی در باجه