راه‌اندازی سازمان در باجه، قدم‌به‌قدم

برای شروع کار با باجه، ابتدا وارد حساب شوید، نقش فعال خود را انتخاب کنید و سپس اطلاعات سازمان، کارفرما، کارگاه و پرسنل را به‌ترتیب تکمیل کنید.

پیش‌نیازها

• شمارهٔ موبایلی که به حساب شما دسترسی دارد.
• اطلاعات ثبتی سازمان و کارفرمایی که می‌خواهید مدیریت کنید.
• اطلاعات پایهٔ پرسنل، شامل نام و کد ملی.

مراحل راه‌اندازی

۱. ورود به سامانه

از صفحهٔ ورود به باجه وارد شوید. اگر هنوز حساب ندارید، آموزش ثبت‌نام در سامانه را ببینید و از صفحهٔ ثبت‌نام شروع کنید.

۲. انتخاب نقش و زمینهٔ کاری

پس از ورود، نقش فعال و سازمانی را انتخاب کنید که می‌خواهید اطلاعات آن را مدیریت کنید. اگر هنوز سازمان یا نقشی برای حساب شما ثبت نشده است، در داشبورد کارت «از ماژول‌های باجه استفاده کنید» را می‌بینید: با درخواست دسترسی ماژول‌های موردنیازتان (مثلاً تنظیم لیست آنلاین یا حقوق و دستمزد) را انتخاب کنید و در صورت تمایل نام شرکت، تعداد تقریبی پرسنل و زمان مناسب تماس را بنویسید تا کارشناس باجه رایگان با شما تماس بگیرد و سازمان، کارگاه و دسترسی شما را همراهتان تعریف کند. جزئیات این فرم در راهنمای انجام کار است. این کارت هم در داشبورد مرورگر و هم در صفحهٔ اصلی باجه روی گوشی نمایش داده می‌شود.

اگر نقش دارید، همان کارت سه قدم «ثبت کارگاه»، «ورود پرسنل» و «اولین لیست بیمه» را برای سازمان انتخاب‌شده نشان می‌دهد و هر قدم پس از انجام خودکار تیک می‌خورد.

۳. ثبت کارفرما و کارگاه

اطلاعات هویتی کارفرما را کامل کنید و سپس کارگاه یا محیط کاری مرتبط را بسازید. کد کارگاهی و اطلاعات بیمه‌ای را دقیق وارد کنید؛ این اطلاعات در مراحل بعدیِ تهیهٔ لیست بیمه استفاده می‌شوند.

۴. افزودن پرسنل

پرسنل را یکی‌یکی اضافه کنید یا، برای تعداد بیشتر، از ورود گروهی استفاده کنید. پیش از ادامه، کد ملی و اطلاعات استخدامی را بررسی کنید تا سوابق با فرد درست پیوند بخورد.

۵. واگذاری دسترسی

از تنظیمات دسترسی، افراد تیم را به سازمان اضافه کنید و فقط نقش‌هایی را بدهید که برای وظیفهٔ آن‌ها لازم است. دسترسی مدیر منابع انسانی با دسترسی کارمند خودسرویس یکسان نیست.

برای دیدن افراد حقیقی لازم نیست دسترسی جداگانه‌ای بدهید. هر نقش در «لیست افراد حقیقی» همان افرادی را می‌بیند که در کار خودش حضور دارند: مسئول بیمه بیمه‌شدگان لیست‌های بیمهٔ کارفرما، مسئول قرارداد طرف‌های حقیقی قراردادها، مسئول بیمهٔ تکمیلی اعضای بیمه‌نامه‌ها و منابع انسانی دارندگان حکم. اگر کسی چند کار انجام می‌دهد، افراد همهٔ آن کارها را با هم می‌بیند. دسترسی «مشاهده افراد حقیقی همهٔ سِمَت‌ها» برای نقشی است که فقط نام‌نویسی و تکمیل اطلاعات افراد را انجام می‌دهد؛ این نقش همهٔ این گروه‌ها را می‌بیند، ولی به خودِ لیست بیمه، قرارداد یا احکام دسترسی پیدا نمی‌کند. خانوادهٔ این افراد (همسر، فرزندان و والدین) فقط با دسترسی «مشاهده افراد تبعی» دیده می‌شوند؛ مثلاً مسئول قرارداد بدون آن فقط خودِ پیمانکار را می‌بیند.

فردی که تازه ثبت می‌کنید، تا وقتی در یکی از فرم‌ها (حکم، لیست بیمه، قرارداد یا بیمه‌نامه) با کد ملی استفاده نشود، در «لیست افراد حقیقی» نمایش داده نمی‌شود؛ اطلاعاتش ذخیره شده و با واردکردن کد ملی در هر فرم در دسترس است.

این دید فقط اطلاعات هویتی (همراه با شمارهٔ بیمه) و اطلاعات تماس را شامل می‌شود. حساب‌های بانکی، نسبت‌های خانوادگی، اطلاعات تکمیلی (نظام وظیفه و ایثارگری)، اسناد و یادداشت خصوصی هرکدام دسترسی جداگانهٔ خودشان را دارند. اگر نقشی یکی از این دسترسی‌ها را نداشته باشد، گزینهٔ آن بخش در منوی هر ردیف اصلاً نمایش داده نمی‌شود.

لیست به‌طور پیش‌فرض فقط افرادی را نشان می‌دهد که الان با سازمان رابطه دارند. اگر نقش شما دسترسی «مشاهده افراد با سوابق گذشته» را داشته باشد، بالای جدول سوییچ با سوابق گذشته دیده می‌شود (پیش‌فرض خاموش) و با روشن‌کردنش افرادی که فقط در سوابق گذشته حضور دارند (مثلاً لیست‌های بیمهٔ سال‌های قبل) هم می‌آیند. بدون این دسترسی سوییچ اصلاً نمایش داده نمی‌شود. خروجی اکسل هم از همین سوییچ پیروی می‌کند.

اشتباهات رایج

• وارد کردن شمارهٔ موبایلی که به حساب کاربر دیگری تعلق دارد.
• ثبت کارگاه با کد بیمه‌ای ناقص یا اشتباه.
• واگذاری دسترسی گسترده پیش از مشخص‌کردن مسئولیت فرد.
• افزودن دوبارهٔ یک شخص به‌جای تکمیل رابطهٔ استخدامی همان شخص.

اگر اطلاعات سازمان را نمی‌بینید

ابتدا نقش فعال و سازمان انتخاب‌شده را بررسی کنید. اگر هنوز دسترسی لازم را ندارید، مدیر سازمان باید شما را به‌عنوان کاربر یا عضو تیم اضافه کند. برای خطاهای فنی، متن کامل پیغام را نگه دارید و هنگام تماس با پشتیبانی، زمان و مرحلهٔ بروز خطا را هم اعلام کنید.

ادامهٔ مسیر

پس از راه‌اندازی، می‌توانید از مرکز راهنما مسیرهای کاری حقوق و دستمزد، بیمه، مرخصی و حضور و غیاب را دنبال کنید.