تسویه حساب پایان کار پرسنل در باجه

تسویه حساب، پرداخت پایان کار یک نفر را جدا از سند حقوق ماهانه می‌سازد: عیدی سال‌هایی که هنوز پرداخت نشده، سنوات کل مدت خدمت (منهای سنواتی که قبلاً علی‌الحساب پرداخت شده)، ماندهٔ مرخصی، بدهی بیمه تکمیلی و عمر، و هر قلم دستی مثل مساعده یا وام. برگهٔ چاپی‌اش را پرسنل و کارفرما امضا می‌کنند.

پیش‌نیازها

• نقش کارفرمای موردنظر در نوار بالا انتخاب شده باشد.
• برای شخص حکم خاتمه خدمت صادر شده باشد؛ تسویه به‌ازای همان حکم ساخته می‌شود.
• برای عدد دقیق، سند حقوق ماه خاتمه صادر و نهایی شده باشد؛ اگر نشده باشد، بالای صفحه هشدار می‌بینید.

مراحل کار

۱. تسویه را بسازید

مسیر حقوق و دستمزد ›تسویه حساب را باز کنید و دکمهٔ افزودن را بزنید. در فرم تسویه حساب جدید این‌ها را انتخاب کنید:

• حکم خاتمه خدمت: فقط حکم‌هایی می‌آیند که هنوز تسویهٔ فعال ندارند.
• علت خاتمه: استعفا، پایان مدت قرارداد، اخراج، بازنشستگی و …؛ روی برگهٔ چاپی می‌آید.
• مبنای بدهی بیمه تکمیلی و عمر پس از خاتمه: «فقط سهم کارمند»، یا برای ماه‌های بعد از خاتمه «کل حق بیمه».

پس از ثبت، صفحهٔ جزئیات تسویه باز می‌شود و محاسبه خودکار انجام شده است.

۲. محاسبه را کنترل و تکمیل کنید

• جدول محاسبات اقلام محاسبه‌شده را نشان می‌دهد: عیدی، سنوات، بازخرید مرخصی، بدهی بیمه تکمیلی و بیمه عمر، و مالیات. دکمهٔ نحوهٔ محاسبه روی هر قلم، روز کارکرد هر سال، مزد روزانهٔ مبنا و فرمول را نشان می‌دهد.
• عیدی چند سال: در نحوهٔ محاسبهِ عیدی، کنار هر سال یک تیک حساب شود هست. اگر عیدی سالی پیش‌تر پرداخت شده یا به هر دلیل نباید بیاید، تیک همان سال را بردارید؛ با هر تیک، تسویه ذخیره و دوباره محاسبه می‌شود. سالِ بی‌تیک در جدول می‌ماند (خط‌خورده) تا بتوانید دوباره تیکش بزنید ولی در جمع نمی‌آید. عیدی سال خاتمه را هم می‌شود برداشت، ولی معمولاً باید بماند.
• مانده مرخصی: نحوهٔ محاسبهِ مرخصی فقط ماندهٔ پایان هر سال را نشان می‌دهد؛ برای دیدن ریز محاسبهٔ یک سال، ردیفش را باز کنید. عدد سامانه را در روز مرخصی قابل پرداخت فقط می‌توانید کم کنید، با نوشتن دلیل؛ بیشتر از ماندهٔ واقعی پذیرفته نمی‌شود.
• اقلام دستی: مانده مساعده، وام، تنخواه، پاداش، خسارت اموال و … را با دکمهٔ افزودن اضافه کنید.
• پس از هر تغییر ذخیره و محاسبه را بزنید.
• اگر عضو بیمه تکمیلی یا عمر است، ثبت خروج از بیمه تکمیلی و عمر تاریخ پایان عضویت را برای خود او و افراد تحت تکفلش یک‌جا ثبت می‌کند.

۳. چک‌لیست تحویل اموال

در بخش تحویل اموال و تسویه واحدها برای هر ردیف (لپ‌تاپ، کارت تردد، کلید، سفته و چک ضمانت و …) وضعیت را مشخص کنید و ذخیرهٔ چک‌لیست را بزنید. اگر اموالی به این شخص تحویل نشده بود، همان گزینه را تیک بزنید. تا چک‌لیست کامل نشود، تایید کارفرما ثبت نمی‌شود.

۴. تاییدها و امضا

1. تایید کاربر: اعداد قفل می‌شوند و برای کارفرما (شخص حقیقی خودش، شرکت‌ها مدیرعامل) وظیفهٔ تایید در کارتابل ساخته می‌شود.
2. تایید کارفرما: کارفرما یا مدیرعامل از کارتابل تایید می‌کند؛ یا کسی که دسترسی «ثبت تایید کارفرما به نیابت» دارد، با بارگذاری اسکن برگهٔ امضاشده توسط کارفرما.
3. چاپ برگ تسویه حساب و چاپ برگ تحویل اموال را بگیرید و به امضای پرسنل برسانید.
4. ثبت امضای پرسنل: اسکن برگهٔ امضاشده را بارگذاری کنید.
5. ثبت واریز: تاریخ، روش پرداخت و شمارهٔ پیگیری را وارد کنید. با این مرحله ماندهٔ مرخصی شخص صفر می‌شود و تسویه نهایی است.

اگر پرسنل به محاسبه اعتراض دارد، ثبت اعتراض پرسنل را بزنید؛ برای اصلاح، بازگشت به پیش‌نویس (با دلیل) تاییدها را پاک می‌کند.

قاعدهٔ محاسبه

• عیدی: ۶۰ روز مزد ثابت روزانه، حداکثر ۹۰ روز حداقل مزد همان سال، به نسبت روز کارکرد؛ سال‌هایی که در سند عیدی پایان سال پرداخت شده‌اند دوباره حساب نمی‌شوند.
• سنوات: ۳۰ روز آخرین مزد ثابت روزانه برای کل مدت خدمت، شامل سال‌هایی که سنوات سالانه‌شان پرداخت شده و سوابق پیش از باجه. سنواتی که قبلاً پرداخت شده (سند عیدی و سنوات پایان سال، سند حقوق ماهانه یا تسویهٔ قبلی) علی‌الحساب است و فقط مبلغش کسر می‌شود، با هر مزدی که آن موقع حساب شده بود (دادنامهٔ ۲۷۲۷ هیئت عمومی دیوان عدالت اداری). نحوهٔ محاسبه و برگ تسویه هر سه عدد را جدا نشان می‌دهند: سنوات کل مدت، علی‌الحساب‌های پرداخت‌شده با سند و سال و مبلغ، و خالص قابل پرداخت. اگر علی‌الحساب‌ها از سنوات کل مدت بیشتر باشد، خالص صفر می‌شود و هشدار می‌گیرید؛ مازاد خودکار از پرسنل کسر نمی‌شود.
• بازخرید مرخصی: روز ماندهٔ مرخصی × مزد ثابت روزانه؛ روز با ساعت شیفت خود شخص شمرده می‌شود. مرخصی سال خاتمه به‌اندازهٔ تعلق واقعی تا روز خاتمه است (۳۰ روز در سال، یعنی ۲٫۵ روز در ماه)، نه ۹ روز. عدد ۹ روز فقط سقف انتقال به سال بعد است (ماده ۶۶): هر پایان سال، مازاد بر ۹ روز سوخت می‌شود و ماندهٔ منتقل‌شده به سال بعد می‌رود، پس بین سال‌ها جمع نمی‌شود.
• سال‌هایی که مرخصی‌شان در سامانه ثبت نشده: اگر شخص پیش از شروع ثبت مرخصی در باجه استخدام شده باشد، تسویه به دلیل نبود داده حداکثر مرخصی قابل ذخیره (۹ روز، یا کمتر اگر مدت خدمتِ آن بازه کوتاه‌تر بوده) را برای او می‌گذارد و در نحوهٔ محاسبه با برچسب «فرضی» نشان می‌دهد، با یک هشدار بالای صفحه. اگر ماندهٔ واقعی کمتر است، روز مرخصی قابل پرداخت را کم کنید و دلیلش را بنویسید.
• بدهی بیمه تکمیلی و عمر: ماه‌هایی که حق بیمه در سند حقوق کسر نشده، تا تاریخ پایان عضویت خود شخص و افراد تحت تکفلش.

محدودیت فعلی

• ثبت «ماندهٔ افتتاحیهٔ مرخصی» سال‌های پیش از باجه هنوز در سامانه نیست؛ تنها راه تصحیح ماندهٔ فرضی، کم‌کردن دستی در همین تسویه است.
• این بخش در دست پیاده‌سازی است و پیش از انتشار عمومی، روش محاسبهٔ مالیات عیدی و سنوات و متن اقرار برگهٔ تسویه با مشاور کار و مالیات تطبیق داده می‌شود.
• تسویه را باید دستی شروع کنید؛ صدور حکم خاتمه هنوز وظیفهٔ «تهیهٔ تسویه حساب» نمی‌سازد.
• «دانلود PDF» برای کارفرمایی که فقط از کارتابل تایید می‌کند و دسترسی منوی تسویه حساب ندارد کار نمی‌کند؛ از دکمهٔ «چاپ» مرورگر استفاده کنید.